I messaggi di posta (e-mail)

A meno che non si usi uno strumento di crittografia (hardware o software), conviene assumere che la posta su Internet non sia sicura. Non inserire mai in un messaggio elettronico quel che non si scriverebbe su una comune cartolina postale. 

Rispettare il copyright sui materiali riprodotti. Quasi ogni paese ha una propria legislazione sul copyright. Nel caso di inoltro o re-invio di un messaggio ricevuto, non modificarne il testo. Se si tratta di un messaggio personale e lo si vuole re-inviare ad un gruppo, è il caso di chiedere preventiva autorizzazione. E' possibile abbreviare il testo e riportare solo le parti più rilevanti, ma ci si assicuri di fornire le appropriate credenziali. 

Non inviare mai lettere a catena via posta elettronica. Su Internet le lettere a catena sono vietate, pena la revoca dell'acconto. Nel caso ne riceviate una, fatelo immediatamente presente all'amministratore locale. Una buona regola generale: conviene esser risparmiatori in quel che si spedisce e liberali in quel che si riceve. 

Non è il caso di inviare messaggi d'ira ("flames") anche se si dovesse esser provocati. D'altra parte, non c'è da sorprendersi se si diventa vittime di qualche "flame", e in tal caso è prudente non rispondere. In generale, è una buona idea controllare tutti i Subject dei messaggi ricevuti prima di rispondere. Altrimenti potrebbe succedere che, ad esempio, una persona che chiede indicazioni d'aiuto o chiarimenti invii un nuovo messaggio per dire "Non importa". 

Ci si assicuri inoltre che il messaggio a cui si sta per rispondere sia diretto proprio a voi: potreste riceverlo per cc: anziché come destinatario principale. E' bene rendere le cose facili per chi riceve. Molti programmi di posta (mailer) eliminano i dati inclusi nell'intestazione (header), compreso l'indirizzo del mittente. 

Per far in modo che la gente sappia chi sia a scrivere, assicurarsi di includere una riga con tali dati a fine messaggio. Conviene creare tale file a parte ed aggiungerlo alla fine di ogni testo inviato (alcuni mailer lo fanno automaticamente). Nell'idioma di Internet, quest'ultimo è noto come il "file di firma" (".sig" o "signature" file). In pratica si tratta dell'equivalente del biglietto da visita (e a seconda della circostanze, è possibile averne più d'uno). 

Fare attenzione quando s'inserisce l'indirizzo del ricevente. Ci sono indirizzi che fanno parte di un gruppo ma sembra appartengano ad una persona soltanto. Ci si assicuri di conoscere la persona a cui s'invia il messaggio. Verificare gli indirizzi di cc: quando si risponde. E' inutile continuare ad includere questi ultimi se il messaggio è diventato una conversazione tra due persone soltanto. In generale, la maggior parte della gente che usa Internet non ha il tempo per rispondere a domande generali su Internet e il suo funzionamento. 

Non inviare messaggi non voluti per richieste d'informazioni a persone il cui nome è stato visto su elenchi o mailing list. Ricordarsi che la gente con cui si comunica è sparsa in tutto il mondo. 

Se si invia un messaggio che richiede immediata risposta, può darsi che arrivi quando il destinatario stia dormendo. Aspettate che si svegli, vada al lavoro e si colleghi prima di ritenere che la posta non sia arrivata o che non si curi di rispondere. Verificare tutti gli indirizzi prima di iniziare discussioni lunghe o personali. 

E' altresì buona norma includere la parola "lungo" alla voce "Subject" in modo che il ricevente possa sapere in precedenza che ci vorrà tempo per leggere e rispondere a quel messaggio. Oltre le 100 righe è considerato "lungo". Occorre sapere chi contattare in caso di richiesta d'aiuto. In genere le risorse dovrebbero essere a portata di mano, soprattutto riguardo gente locale in grado di risolvere eventuali problemi di software e di sistema. 

Ci si assicuri anche di sapere a chi rivolgersi in caso si riceva qualcosa di equivoco o illegale. Quasi tutti i siti hanno un indirizzo di "Postmaster", dove un esperto è in grado di fornire aiuto in caso di problemi con la posta. Tenere in mente che il destinatario è un essere umano la cui cultura, lingua ed umore hanno riferimenti diversi dal vostro. 

Ricordarsi anche che i formati riguardanti date, misure, idiomi possono essere trasmessi in modo incorretto. Va prestata particolare attenzione alle forme di sarcasmo e ironia. Usare maiuscole e minuscole. SOLTANTO CON LE MAIUSCOLE E' COME SE SI STESSE URLANDO. Usare i simboli per dare enfasi. Ecco *cosa* intendo dire. Usare i trattini in basso per le sottolineature. _Guerra e Pace_ è il mio libro preferito. Usare le faccine sorridenti (smileys) in sostituzione del tono di voce, ma fatelo con parsimonia. :-) è un esempio di faccina sorridente (guardare lateralmente). Non si ritenga che la semplice inclusione di una tale simbolo renda contento il destinatario su quel che si sta scrivendo o che faccia dimenticare eventuali contenuti offensivi. Prima d'inviare risposte d'impulso conviene dormirci su. 

Se si vogliono esprimere opinioni forti su un certo testo, è il caso di segnalarlo inserendo un FLAME ON/OFF. Ad esempio: FLAME ON: Quest'argomento occupa inutilmente banda di trasmissione. E' illogico e senza costrutto. E il resto del mondo è d'accordo con me. FLAME OFF: Non si includano caratteri per istruzioni particolari o allegati non-ASCII, a meno che questi non siano in MIME o a meno che il vostro mailer non sia in grado di decodificarli. Assicuratevi comunque che il destinatario sia in grado di decodificare tali messaggi. 

Ci si preoccupi di essere brevi senza essere eccessivamente concisi. Includere nella risposta sufficiente materiale originale per esser compresi ma non oltre. E' piuttosto brutto rispondere ad un messaggio allegando tutto il testo precedente: tagliar via il materiale irrilevante. 

Limitare la lunghezza delle righe a meno di 65 caratteri e inserire un ritorno del carrello (premendo Invio) alla fine di ogni riga. Il "Subject" del messaggio dovrebbe riflettere il contenuto del testo. Se s'include la firma, la si tenga corta. In genere si sta entro le 4 righe. Tenere in mente che molta gente paga per collegarsi, e più il messaggio è lungo più costa. Così come oggi la posta tradizionale può non rimanere privata, allo stesso modo (oggi) posta (e notizie) elettroniche possono essere soggette a vari livelli di intercettazione e falsificazione. Il senso comune aiuta a verificare l'autenticità dei messaggi. Se l'importanza di un messaggio sembra giustificarlo, conviene inviare immediatamente al mittente una breve replica di ricevimento, rimandando a più tardi una risposta più esauriente. 

I comportamenti "ragionevoli" via e-mail dipendono dalle relazioni tra le due persone e dal contesto della comunicazione. Consuetudini imparate in un particolare ambiente telematico potrebbero risultare inapplicabili nelle comunicazioni via e-mail con persone su Internet. Si faccia attenzione ad espressioni gergali o acronimi. 

Generalmente i costi relativi alla trasmissione di un messaggio di posta elettronica sono equamente divisi tra mittente e destinatario (o tra i rispettivi sistemi/organizzazioni), al contrario di quanto avviene in altri media quali posta tradizionale, telefono, radio e televisione. Inviare posta elettronica può anche comportare costi aggiuntivi per uso di banda di trasmissione del network, spazio su disco o uso di memoria del sistema. Questa è la ragione economica fondamentale del perché le e-mail pubblicitarie non richieste non sono benvenute (e proibite in molti contesti). 

Ci si assicuri della grandezza del testo inviato. Allegare ampi file come un Postscript o un programma potrebbe impedire l'arrivo del messaggio stesso o un eccessivo utilizzo di risorse. Buona regola è non inviare mai file superiori a 50 Kilobyte. In tal caso, considerare come alternativa il trasferimento di file o la riduzione a diversi file più piccoli da inviare come messaggi separati. 

Non inviare eccessive informazioni quando non richieste. Qualora il sistema di posta del vostro sistema lo consenta, si presti attenzione all'inoltro (forward) dei messaggi. Conviene assicurarsi che la configurazione prescelta non preveda l'inoltro ad una serie di host diversi, evitando così che un testo passi da un computer altro e ad un altro ancora all'infinito.